9. Área - Proceso de Facturación de una IPS

 

El proceso de facturación en instituciones de salud es un procedimiento administrativo esencial que permite el registro, cálculo y cobro de los servicios médicos prestados a los pacientes. Su correcta ejecución garantiza la sostenibilidad financiera de los hospitales y clínicas, facilitando la gestión de ingresos y asegurando el cumplimiento de normativas fiscales y sanitarias. La facturación hospitalaria es un procedimiento complejo que involucra múltiples áreas del hospital y actores como pacientes, aseguradoras y entidades gubernamentales. A través de este proceso, se documentan los servicios prestados, se codifican según estándares internacionales

Componentes del Proceso de Facturación

 

Registro del Servicio

Cada servicio prestado al paciente debe ser documentado con precisión, incluyendo diagnósticos, procedimientos realizados, insumos utilizados y medicamentos administrados. La veracidad y exhaustividad de esta información son clave para evitar objeciones en el proceso de cobro.

Codificación

Los servicios registrados se traducen en códigos estandarizados que permiten la correcta facturación y reconocimiento de los procedimientos médicos. Los estándares utilizados incluyen:

CIE-11:	Clasificación internacional de las enfermedades, Para la clasificación de diagnósticos.
CUPS:	Códigos Únicos de Procedimientos en Salud – depende de la normativa en Colombia.
Manual Tarifario SOAT y otros estándares contractuales:	Para la determinación de costos, gastos y precios

Generación de la Factura

Se emite la factura electrónica de acuerdo con los requisitos legales y técnicos establecidos por la DIAN. Esta debe cumplir con los estándares de la normatividad vigente y reflejar con precisión los valores facturados.

Envío y Recepción de la Factura

La factura es remitida al pagador correspondiente, ya sea el paciente, una EPS, una aseguradora o una entidad gubernamental. Este paso requiere validaciones previas para garantizar que la información consignada sea exacta y que no haya errores en los datos de afiliación o servicios prestados.

Confirmación y Pago

Se recibe la confirmación de la recepción de la factura por parte de la entidad pagadora. En este punto pueden surgir objeciones conocidas como glosas, que requieren conciliación antes de que se realice el pago definitivo.

Paso a Paso del Proceso de Facturación

El ciclo de facturación hospitalaria sigue una serie de etapas estructuradas que garantizan la correcta gestión de los servicios prestados:

Registrar (Admisión del Paciente)

§  Registro de ingreso del paciente en la institución.

§  Identificación del servicio solicitado.

§  Recepción y validación de documentos.

§  Determinación del régimen de afiliación del usuario (contributivo, subsidiado, particular).

Facturación según el tipo de servicio:

§  Urgencias.

§  Atención hospitalaria.

§  Procedimientos quirúrgicos.

 

Clasificar (Codificación de Servicios)

Los servicios son clasificados según el manual tarifario aplicable y los contratos establecidos con las aseguradoras o entidades responsables del pago.

Aprobar (Validación y Registro RIPS)

§  Diligenciamiento de los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud (RIPS).

§  Aprobación y validación de procedimientos realizados al paciente.

Cuantificar (Generación de la Factura Electrónica)

§  Creación de la orden de salida.

§  Generación de la factura electrónica bajo los requisitos fiscales de la DIAN.

Normatividad aplicable:

§  Resolución 042 de 2020: Regula la expedición de la factura electrónica.

§  Resolución 012 de 2021: Actualización de los requisitos de validación fiscal.

§  Decreto 358 de 2020: Reglamentación de la facturación electrónica en salud.

Envío y validación de la Factura

§  Remisión de la factura electrónica a la EPS o entidad pagadora.

§  Evaluación y validación de la información por parte del pagador.

Gestión de Glosas y Conciliaciones

Las objeciones en la facturación pueden clasificarse en:

Glosas Administrativas:	Errores en la información del paciente o inconsistencias en documentos.
Glosas Técnico-Científicas:	Problemas en la codificación de diagnósticos y procedimientos.
Glosas Económicas:	Diferencias en los valores cobrados frente a los valores reconocidos por la entidad pagadora.

 

Liquidar (Pago y Seguimiento de Facturas)

§  Revisión, radicación y conciliación de cuentas.

§  Pago de la factura por parte de la EPS o entidad responsable.

§  Seguimiento de la cartera y conciliación de pagos pendientes.

Archivar (Gestión Documental y Auditoría)

§  Almacenamiento de facturas y soportes de acuerdo con el marco normativo vigente.

§  Auditoría y control de registros para garantizar la trazabilidad de los servicios facturados.

Importancia de la Facturación en Instituciones de Salud

La correcta ejecución del proceso de facturación es crucial para la estabilidad financiera y operativa de las IPS. Su impacto se refleja en:

Sostenibilidad económica: Una facturación eficiente permite el flujo de ingresos oportuno para garantizar la prestación continua de los servicios de salud.

Reducción de pérdidas por glosas: La correcta codificación y documentación de servicios minimiza objeciones y agiliza la conciliación de pagos.

Cumplimiento normativo: La adherencia a las regulaciones fiscales y sanitarias asegura la transparencia y legalidad del proceso.

Optimización de procesos administrativos: Un sistema de facturación ágil y preciso mejora la eficiencia operativa de la institución.