3. Área - Proceso de Almacén y Suministros en una IPS

 El área de almacenamiento y suministro:

fundamental para garantizar la disponibilidad oportuna y eficiente de medicamentos, insumos y materiales necesarios para la atención médica, asegurando que los recursos necesarios estén accesibles en el momento oportuno. Además, la gestión de suministros debe cumplir con normativas sanitarias vigentes, garantizando la seguridad y trazabilidad de los productos utilizados en la atención de los pacientes.

Procesos Críticos:

- Recepción de Productos: Se inspeccionan según los estándares establecidos por normativas como INVIMA y DES, asegurando que cumplan con los requisitos sanitarios exigidos.

- Almacenamiento Adecuado: Los productos deben almacenarse en condiciones óptimas según sus características (temperatura, humedad, seguridad. para esto se: 

§  Clasificar los insumos según su uso y características.

§  Ordenar los productos de manera accesible y funcional.

§  Estandarizar los procedimientos de almacenamiento.

§  Mantener las condiciones idóneas.

§  Optimizar el espacio y los procesos para reducir desperdicios.

- Distribución Eficiente: La distribución de insumos garantiza que los productos lleguen a los puntos de uso dentro de la IPS en condiciones adecuadas y a tiempo

- Control de Vencimientos: Es un aspecto clave para minimizar desperdicios y garantizar la seguridad en la atención médica. Para ello, se implementa un sistema de semaforización, que clasifica los productos según su proximidad a la fecha de vencimiento:

§  Rojo: Menos de 3 meses para su vencimiento.

§  Amarillo: Entre 3 y 6 meses para su vencimiento.

§  Verde: Más de 12 meses de vigencia.

Registros en el Área: Para garantizar la trazabilidad y control de los insumos, es fundamental mantener un registro detallado.

- Medicamentos: Registro de nombre, lote, fecha de vencimiento y cantidad.

- Dispositivos Médicos: Documentación de referencia, lote y registro sanitario.

- Sustancias Químicas: Control de sustancias empleadas en procedimientos médicos y de laboratorio.

- Insumos Médicos: Registro de elementos como vendas, guantes y otros materiales.

-Instrumental Quirúrgico: Control de equipos utilizados en cirugía, incluyendo dispositivos implantables.

Clasificación de los Almacenes:

Materiales de uso directo en la atención al paciente:

• Almacén de farmacia.
• Almacén de material clínico fungible.
• Almacén de material quirúrgico y aparataje.

Materiales para el funcionamiento institucional:

• Almacén de papelería.
• Almacén de mantenimiento.
• Almacén administrativo.

Almacén de Lencería:

§  Responsable de la provisión de ropa de cama para pacientes y uniformes para el personal.

Perfil del Personal:  El personal encargado de la gestión de almacén y suministros en una IPS debe contar con conocimientos, habilidades y competencias específicas, Estas características garantizan la eficiencia y precisión en la administración de los insumos, evitando errores y asegurando el cumplimiento de las regulaciones del sector salud.